84 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD PENGURUSAN FAIL RASMI KERAJAAN 1. PENGENALAN Pengurusan fail merupakan satu kaedah penting yang digunakan oleh penjawat awam untuk menyalurkan maklumat dalam melaksanakan fungsi dan aktiviti sesebuah Pejabat Awam. Setiap transaksi perlu dilakukan melalui sistem pengurusan fail yang betul dan sistematik supaya penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan dapat dilaksanakan secara berkesan. Kaedah pengendalian fail yang betul merupakan asas kepada pengurusan rekod kerajaan yang cekap serta teras kepada akauntabiliti dan integriti Perkhidmatan Awam. Bahagian ini akan menumpukan kepada kaedah pengurusan fail rasmi kerajaan bertaraf ‘Terbuka’ sahaja. Pengurusan fail terperingkat hanya diterangkan secara sepintas lalu. Pejabat Awam hendaklah merujuk panduan pengurusan dokumen terperingkat yang dikeluarkan oleh Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan. 2. KEPERLUAN SUMBER SISTEM PENGURUSAN FAIL Sistem pengurusan fail akan memperoleh keberhasilannya yang maksimum apabila keperluan sumber dan kemudahan infrastruktur serta logistik disediakan oleh Pejabat Awam. Keperluan sumber ini merangkumi: i. Sumber manusia yang terlatih ii. Ruang yang bersesuaian iii. Dokumen berkaitan peraturan dan panduan kerja iv. Peralatan dan bahan untuk kegunaan fail v. Perabot dan mesin yang bersesuaian Semua keperluan asas sumber tersebut disenaraikan di Lampiran A: SENARAI SEMAK KEPERLUAN SUMBER SISTEM PENGURUSAN FAIL. Pejabat Awam juga boleh merujuk buku Garis Panduan Keperluan Bilik Registri dan Bilik Rekod Pejabat Awam yang disediakan oleh Arkib Negara Malaysia (ANM) untuk mempertingkatkan keberkesanan sistem pengurusan fail dan rekod di Jabatan masing-masing.
85 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD 2.1 Pelantikan Pegawai Untuk Menguruskan Fail Pegawai hendaklah dilantik mengikut peraturan yang ditetapkan untuk menguruskan fail di Pejabat Awam. Pelantikan pegawai yang menguruskan fail Pejabat Awam boleh dirujuk di Jadual A : Pelantikan Pegawai Dalam Menguruskan Fail. BIL. JAWATAN SUMBER LANTIKAN TUGAS UTAMA PEGAWAI DILANTIK 1 Pegawai Pengelasan Semula Seksyen 2C, Akta Rahsia Rasmi 1972 Mengelaskan semula dokumen terperingkat yang dimulakan KSU, Ketua Pengarah Jabatan 2 Pegawai Pengelasan Seksyen 2B, Akta Rahsia Rasmi 1972 Mengelaskan dokumen terperingkat Ketua-Ketua Jabatan / Bahagian / Unit 3 Pendaftar Rahsia Berdasarkan Para 42 & 43 Buku Arahan Keselamatan Menguruskan pendaftaran dokumen Rahsia ke atas Pegawai Gred 48 yang berkenaan 4 Jadual Keselamatan Berjadual (JKB) Berdasarkan Buku Arahan Keselamatan Menguruskan dokumen Rahsia ke atas Pegawai yang berurusan dengan dokumen Terperingkat Rahsia dan Rahsia Besar 5 Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007 - Panduan Pengurusan Pejabat Menyelia pengurusan fail di Jabatan / Bahagian / Unit masing-masing Pegawai Gred 27 dan ke atas 6 Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) Berdasarkan nasihat Arkib Menguruskan Bilik Fail Gred 17 ke atas (seorang bagi setiap Bilik Fail Terbuka dan Bilik Fail Terperingkat) JADUAL A: PELANTIKAN PEGAWAI DALAM MENGURUSKAN FAIL
Kursus Perkapalan 2023 Peningkatan Kecekapan Dalam Pengurusan Perkapalan />
86 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD 3. PENGGUNAAN KULIT FAIL DI PEJABAT AWAM Penggunaan kulit fail sangat penting kepada Pejabat Awam di mana segala surat menyurat dan dokumen direkod, disimpan dan diselenggara bagi memudahkan urusan rujukan dan melaksanakan transaksi dengan cekap dan berkesan. Pejabat Awam hendaklah menggunakan kulit fail yang telah ditetapkan oleh Kerajaan untuk memastikan penggunaan kulit fail diselaraskan. 3.1 Jenis-Jenis Kulit Fail Yang Digunakan Oleh Pejabat Awam Pada umumnya kulit fail yang digunakan di Pejabat Awam boleh dikategorikan kepada 2 (dua) kumpulan iaitu Kulit Fail Bertaraf Terbuka dan Kulit Fail Bertaraf Terperingkat. i. Kulit Fail Bertaraf Terbuka Terbahagi kepada 2 (dua) kategori iaitu: • TERBUKA Kulit fail putih dengan tulang belakang berwarna (Am 435—Pin. 1/80) terdiri daripada kumpulan rekod Urusan Am dan Urusan Fungsian. • SAMPUL KECIL Kulit fail berwarna kuning (Am 435A – Pin. 1/82). ii. Kulit Fail Bertaraf Terperingkat Terbahagi kepada empat (4) kategori iaitu: • TERHAD Kulit fail berwarna putih (Am 435—Pin. 1/80) dengan cap TERHAD. • SULIT Kulit fail berwarna hijau (Am 436). • RAHSIA Kulit fail berwarna merah jambu berpalang merah (Am 437). • RAHSIA BESAR Kulit fail berwarna kuning muda berpalang merah (Am 438).
Buku Panduan Pra Siswazah 2
87 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD 3.2 Penggunaan Kulit Fail Putih Taraf Terbuka Dengan Tulang Belakang Berwarna Untuk Kumpulan Rekod Urusan Am Dan Urusan Fungsian Pejabat Awam hendaklah menggunakan kulit fail putih dengan tulang belakang berwarna untuk membezakan fail-fail Urusan Am dan fail-fail Urusan Fungsian. 3.2.1 Penggunaan Kulit Fail Putih Taraf Terbuka Dengan Tulang Belakang Berwarna Untuk Kumpulan Rekod Urusan Am i. Rekod Urusan Am bermaksud rekod yang memberi sokongan kepada aktiviti pengurusan dan pentadbiran sesebuah Pejabat Awam yang terdiri daripada rekod mengenai: • Pentadbiran • Pengurusan Tanah, Bangunan dan Infrastruktur • Pengurusan Aset Alih / Hidup dan Stor Kerajaan • Pengurusan Kewangan, dan • Pengurusan Sumber Manusia ii. Pejabat Awam hendaklah menggunakan kulit fail putih dengan tulang belakang berwarna mengikut kod klasifikasi yang telah ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia sepertimana di dalam Jadual B: Warna Kulit Fail Tulang Belakang Fail Untuk Kumpulan Rekod Urusan Am. iii. Rajah 1 hingga Rajah 5 adalah contoh warna tulang belakang untuk kumpulan Rekod Urusan Am. BIL. KOD KLASIFIKASI KUMPULAN REKOD WARNA KULIT FAIL SAMPEL WARNA 1. 100 Pentadbiran Biru Tua 2. 200 Pengurusan Tanah, Bangunan dan Infrastruktur Kuning 3. 300 Pengurusan Aset Alih / Hidup dan Stor Kerajaan Merah Jambu 4. 400 Pengurusan Kewangan Coklat 5. 500 Pengurusan Sumber Manusia Hijau Muda JADUAL B: WARNA KULIT FAIL UNTUK KUMPULAN REKOD URUSAN AM
88 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD RAJAH 1: CONTOH KULIT FAIL URUSAN AM KOD 100: PENTADBIRAN WARNA BIRU TUA. GAMBARAN KULIT FAIL DIWARNAKAN DI BAHAGIAN TULANG BELAKANG KULIT FAIL
89 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD RAJAH 2: CONTOH KULIT FAIL URUSAN AM KOD 200: PENGURUSAN TANAH, BANGUNAN DAN INFRASTRUKTUR WARNA KUNING. GAMBARAN KULIT FAIL DIWARNAKAN DI BAHAGIAN TULANG BELAKANG KULIT FAIL
Bp Projek Pelajar Diploma Politeknik 2021 Final 11mac
90 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD RAJAH 3: CONTOH KULIT FAIL URUSAN AM KOD 300: PENGURUSAN ASET ALIH / HIDUP DAN STOR KERAJAAN WARNA MERAH JAMBU. GAMBARAN KULIT FAIL DIWARNAKAN DI BAHAGIAN TULANG BELAKANG KULIT FAIL
91 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD RAJAH 4: CONTOH KULIT FAIL URUSAN AM KOD 400: PENGURUSAN KEWANGAN WARNA COKLAT. GAMBARAN KULIT FAIL DIWARNAKAN DI BAHAGIAN TULANG BELAKANG KULIT FAIL
92 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD RAJAH 5: CONTOH KULIT FAIL URUSAN AM KOD 500: PENGURUSAN SUMBER MANUSIA WARNA HIJAU MUDA. GAMBARAN KULIT FAIL DIWARNAKAN DI BAHAGIAN TULANG BELAKANG KULIT FAIL
Noor Fadhlina Bina Kerjaya Dalam Bidang Perkapalan
93 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD 3.2.2 Penggunaan Kulit Fail Putih Taraf Terbuka Dengan Tulang Belakang Berwarna Untuk Kumpulan Rekod Urusan Fungsian (i) Rekod Urusan Fungsian bermaksud rekod yang menggambarkan aktiviti utama atau fungsi dan tanggungjawab sebenar sesebuah Pejabat Awam diwujudkan. Kumpulan rekod atau fail yang diwujudkan hendaklah menggambarkan fungsi dan tugas-tugas yang dilakukan oleh Pejabat Awam bagi mencapai objektif operasinya. Kulit fail yang digunakan perlu menggambarkan aktiviti dan fungsi Pejabat Awam yang boleh membezakan dengan kumpulan Rekod Urusan Am. (ii) Kod klasifikasi yang disediakan oleh ANM memberi panduan berkenaan kumpulan rekod tersebut yang telah diberikan nombor kod klasifikasi khusus iaitu bermula dengan nombor 600, 700 dan seterusnya. (iii) Pejabat Awam hendaklah menggunakan kulit fail yang sama iaitu (Am 435—Pin. 1/80). Tulang belakang kulit fail tersebut sahaja yang perlu ditambah warna mengikut kod klasifikasi Urusan Fungsian. (iv) Pejabat Awam boleh memilih warna yang bersesuaian dengan keperluan di Jabatan masing-masing. Seboleh mungkin warna yang dipilih hendaklah tidak menyerupai warna yang digunakan untuk kulit fail Urusan Am. (v) Jadual C menunjukkan warna kulit fail untuk kumpulan Rekod Urusan Fungsian Arkib Negara Malaysia. (vi) Format kulit berwarna adalah sepertimana di Rajah 6, Rajah 7 dan Rajah 8. Contoh yang diberikan di dalam rajah tersebut ialah kumpulan Rekod Urusan Fungsian Arkib Negara Malaysia yang merujuk kepada 3 (tiga) fungsi utamanya iaitu: Kod 600 = Pengurusan Rekod Kod 700 = Pentadbiran Arkib Kod 800 = Pengurusan Arkib Memorial
94 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD BIL. KOD KLASIFIKASI WARNA KULIT FAIL SAMPEL WARNA 1. 600 Merah Hati (Maroon) 3. 700 Ungu 3. 800 Oren JADUAL C: WARNA KULIT FAIL UNTUK KUMPULAN REKOD URUSAN FUNGSIAN ARKIB NEGARA MALAYSIA
95 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD RAJAH 6: CONTOH KULIT FAIL URUSAN FUNGSIAN JABATAN ARKIB NEGARA MALAYSIA: KOD 600: PENGURUSAN REKOD WARNA MERAH HATI (MAROON). GAMBARAN KULIT FAIL DIWARNAKAN DI BAHAGIAN TULANG BELAKANG KULIT FAIL ANM. 600-10/1/7 PENILAIAN AKHIR PENARAFAN BINTANG (SSR) PENTADBIRAN TANAH 2015 ANM. 600-10/1/ 7 KS (AI) PA (AI) 1 PBK (AI) PPA (AI)2 R R R R 10.3.2015 13.3.15 30.3.15 3.4.15 23.4.15 30.4.15 7.5.15 14.5.15 9.3.2015
Majalah Samudera Edisi 3/2016 By Rmn Sea Power Centre
96 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD RAJAH 7: CONTOH KULIT FAIL URUSAN FUNGSIAN JABATAN ARKIB NEGARA MALAYSIA: KOD 700: PENGURUSAN ARKIB WARNA UNGU. GAMBARAN KULIT FAIL DIWARNAKAN DI BAHAGIAN TULANG BELAKANG KULIT FAIL PA(RA) 1 PBAK(RA) PPA(RA) R R R R 27.2.15 5.2.15 30.3.15 3.4.15 23.4.15 30.4.15 7.5.15 15.6.15 27.1.2015 PENDAFTARAN PENYELIDIK DALAM NEGERI ANM. 700-6/1/2 ANM.700-6/1/2 KS (RA)
97 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD RAJAH 8: CONTOH KULIT FAIL URUSAN FUNGSIAN JABATAN ARKIB NEGARA MALAYSIA: KOD 800: PENGURUSAN MEMORIAL WARNA OREN. GAMBARAN KULIT FAIL DIWARNAKAN
93 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD 3.2.2 Penggunaan Kulit Fail Putih Taraf Terbuka Dengan Tulang Belakang Berwarna Untuk Kumpulan Rekod Urusan Fungsian (i) Rekod Urusan Fungsian bermaksud rekod yang menggambarkan aktiviti utama atau fungsi dan tanggungjawab sebenar sesebuah Pejabat Awam diwujudkan. Kumpulan rekod atau fail yang diwujudkan hendaklah menggambarkan fungsi dan tugas-tugas yang dilakukan oleh Pejabat Awam bagi mencapai objektif operasinya. Kulit fail yang digunakan perlu menggambarkan aktiviti dan fungsi Pejabat Awam yang boleh membezakan dengan kumpulan Rekod Urusan Am. (ii) Kod klasifikasi yang disediakan oleh ANM memberi panduan berkenaan kumpulan rekod tersebut yang telah diberikan nombor kod klasifikasi khusus iaitu bermula dengan nombor 600, 700 dan seterusnya. (iii) Pejabat Awam hendaklah menggunakan kulit fail yang sama iaitu (Am 435—Pin. 1/80). Tulang belakang kulit fail tersebut sahaja yang perlu ditambah warna mengikut kod klasifikasi Urusan Fungsian. (iv) Pejabat Awam boleh memilih warna yang bersesuaian dengan keperluan di Jabatan masing-masing. Seboleh mungkin warna yang dipilih hendaklah tidak menyerupai warna yang digunakan untuk kulit fail Urusan Am. (v) Jadual C menunjukkan warna kulit fail untuk kumpulan Rekod Urusan Fungsian Arkib Negara Malaysia. (vi) Format kulit berwarna adalah sepertimana di Rajah 6, Rajah 7 dan Rajah 8. Contoh yang diberikan di dalam rajah tersebut ialah kumpulan Rekod Urusan Fungsian Arkib Negara Malaysia yang merujuk kepada 3 (tiga) fungsi utamanya iaitu: Kod 600 = Pengurusan Rekod Kod 700 = Pentadbiran Arkib Kod 800 = Pengurusan Arkib Memorial
94 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD BIL. KOD KLASIFIKASI WARNA KULIT FAIL SAMPEL WARNA 1. 600 Merah Hati (Maroon) 3. 700 Ungu 3. 800 Oren JADUAL C: WARNA KULIT FAIL UNTUK KUMPULAN REKOD URUSAN FUNGSIAN ARKIB NEGARA MALAYSIA
95 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD RAJAH 6: CONTOH KULIT FAIL URUSAN FUNGSIAN JABATAN ARKIB NEGARA MALAYSIA: KOD 600: PENGURUSAN REKOD WARNA MERAH HATI (MAROON). GAMBARAN KULIT FAIL DIWARNAKAN DI BAHAGIAN TULANG BELAKANG KULIT FAIL ANM. 600-10/1/7 PENILAIAN AKHIR PENARAFAN BINTANG (SSR) PENTADBIRAN TANAH 2015 ANM. 600-10/1/ 7 KS (AI) PA (AI) 1 PBK (AI) PPA (AI)2 R R R R 10.3.2015 13.3.15 30.3.15 3.4.15 23.4.15 30.4.15 7.5.15 14.5.15 9.3.2015
Majalah Samudera Edisi 3/2016 By Rmn Sea Power Centre
96 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD RAJAH 7: CONTOH KULIT FAIL URUSAN FUNGSIAN JABATAN ARKIB NEGARA MALAYSIA: KOD 700: PENGURUSAN ARKIB WARNA UNGU. GAMBARAN KULIT FAIL DIWARNAKAN DI BAHAGIAN TULANG BELAKANG KULIT FAIL PA(RA) 1 PBAK(RA) PPA(RA) R R R R 27.2.15 5.2.15 30.3.15 3.4.15 23.4.15 30.4.15 7.5.15 15.6.15 27.1.2015 PENDAFTARAN PENYELIDIK DALAM NEGERI ANM. 700-6/1/2 ANM.700-6/1/2 KS (RA)
97 PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM BAHAGIAN II | pendaftaran dan penawanan REKOD RAJAH 8: CONTOH KULIT FAIL URUSAN FUNGSIAN JABATAN ARKIB NEGARA MALAYSIA: KOD 800: PENGURUSAN MEMORIAL WARNA OREN. GAMBARAN KULIT FAIL DIWARNAKAN